LA GESTION POR PROCESOS DEL INSTITUTO
SUPERIOR TECNOLÓGICO CORPORATIVO EDWARDS DEMING, COMO PROPUESTA PARA LA
ESTANDARIZACION DE LA CALIDAD EDUCATIVA A NIVEL SUPERIOR TECNICA-TEGNOLOGICA EN
ECUADOR, Quito 2019-2020.
THE PROCESS MANAGEMENT
OF THE INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CORPORATIVO EDWARDS DEMING, AS A PROPOSAL
FOR THE STANDARDIZATION OF EDUCATIONAL QUALITY AT A SUPERIOR
TECHNICAL-TEGNOLOGICAL LEVEL IN ECUADOR, Quito 2019-2020.
AUTOR: FERNANDO CARRERA ENDARA
CORREO: institutodeming@hotmail.com
INSTITUCIÓN: Instituto Superior Cooperativo Edwards Deming
ORCID: 0000-0002-4308-4756
Resumen
Fundamento: La Gestión en las Instituciones de
Educación Superior de Ecuador, requiere de modelos innovadores que coadyuven al
desarrollo potenciando la calidad del servicio educativo.
Objetivo: Mostrar los avances en materia de
procesos ha alcanzado el Instituto Tecnológico Corporativo Edwards Deming, y
este sirva de ejemplo a otras instituciones del Ecuador.
Métodos: Se realizó una intervención total a todos
los departamentos del Instituto Tecnológico Corporativo Edwards Deming, se
realizaron revisiones exhaustivas a cada departamento y se realizaron
entrevistas y encuentros, con estos se describieron los sistemas de trabajo a
través de las funciones inherentes a cada subsistema, a su vez se realizaron
análisis de relaciones entre subsistemas, para así hacer la construcción del
mapa de procesos del Instituto.
Resultados: mejoramiento en el cumplimiento de las funciones
de cada área, organizar y caracterizar cada proceso de Instituto Tecnológico
Corporativo Edwards Deming, crear el mapa de procesos, y diseñar con la
sistematización el inventario de procesos del instituto.
Conclusiones: con la gestión por procesos se logra,
ser más efectivos en las funciones laborales ya que el principio del trabajo
colaborativo se pone de manifiesto y a su vez se mejora el clima laboral,
también se resalta que este modelo de trabajo por proceso favorece el desempeño
investigativo del Instituto Tecnológico Corporativo Edwards Deming para la
innovación.
Palabras clave
Gestión por Procesos, Mapa de
Procesos, Inventario de Procesos, Innovación, Efectividad Laboral.
Abstract
Background: Management in Higher Education Institutions in Ecuador
requires innovative models that contribute to development by enhancing the
quality of educational service.
Objective: Show progress in terms of processes has reached the Edwards
Deming Corporate Technological Institute, and this serves as an example to
other institutions in Ecuador.
Methods: A total intervention was carried out in all the departments of
the Edwards Deming Corporate Technological Institute, exhaustive reviews were
made to each department and interviews and meetings were carried out, with
these the work systems were described through the inherent functions of each
subsystem, in turn, analysis of relationships between subsystems was carried
out, in order to build the Institute's process map.
Results: improvement in the fulfillment of the functions of each area,
organize and characterize each process of the Edwards Deming Corporate
Technological Institute, create the process map, and design with the
systematization the inventory of the Institute processes.
Conclusions: with process management it is achieved to be more effective
in work functions since the principle of collaborative work is evident and in
turn the work environment is improved, it is also highlighted that this work
model by process favors performance Research at the Edwards Deming Corporate
Technological Institute for innovation.
Key words
Process Management, Process Map, Process Inventory,
Innovation, Labor Effectiveness.
1. INTRODUCCIÓN
Las instituciones de
educación superior técnicas y tecnológicas, se encuentran en un proceso de
sostenibilidad por los cambios producto de los avances tecno-científico
lógicos del siglo XX, por tal motivo, tienen que garantizar nuevas
transformaciones para cubrir las exigencias sociales en su ámbito de la
docencia, investigación y extensión. Los cambios se deben realizar desde
adentro hacia fuera, de arriba hacia abajo, formación permanente y la
comunicación sea fluida entre las funciones de cada cargo.
Las posibilidades de
gestionar los Institutos de Educación Superior Técnico y Tecnológicos (IESTT)
se debe realizarse con una gestión por procesos para establecer el desarrollo
de políticas y estrategias solidas teniendo la capacidad de contribuir en forma
sostenible los fines de IESTT siempre que diseñen y estructure sus procesos
pensando en su personal docentes, estudiantil y egresado
Ellas deberían ser un modelo
de transformación permanente por su función que cumple en la sociedad global,
por tal motivo la motivación se debe inyectársele al personal para que ellos
vivan, internalicen sus funciones para el fortalecimiento permanente de los IESTT el compromiso
de la organización con la sociedad del presente y futuro.
Se debe manejar un sistema
coordinado e integrado de suministro de insumos que garantice el proceso
académico y los demás procesos necesarios para su funcionamiento para mantener
una sustentabilidad de las acciones que se desarrollen con los estudiantes,
egresados y la colaboración de la industria. Así conocer las competencias a
desarrollar para cubrir el campo laboral con una retroalimentación en cada
cierto lapso para evaluar, reforzar y desarrollar nuevas competencias con el
fin de actualizarse.
El personal docente debe
hacer un cambio de pensamiento a beneficio de los estudiantes, de ellos y la
sociedad en búsqueda de indicadores para el fortalecimiento de la calidad
educativa del estudiante, del egresado, de la producción intelectual de
claustro, financiamiento de las investigaciones, revistas científicas, libros,
eventos académicos, inversiones tecnológicas.
La filosofía de gestión
universitaria, tradicionalmente ha basado su proceder en las funciones
administrativas, para hacer que el mismo haga resaltar la empresa (universidad)
y poder de una u otra forma ser diferente y más atractiva, sin embargo, en esta
época contemporánea las instituciones superiores como organización le
corresponde enfocarse en el proceso de enseñanza de calidad rompiendo con esta
cultura universitaria, y dando al estudiante el lugar que le corresponde, la
cultura o gestión por proceso, busca satisfacer las necesidades del cliente
(estudiante) haciéndolo a él, el centro de la gestión, el Instituto Tecnológico
Corporativo Edwards Deming en su gestión por proceso ha obtenido grandes logros
y ha alcanzado colocar al estudiante como el centro del hecho educativo,
tomando en cuenta cada arista que compone este hecho.
Las organizaciones de IESTT
tienen la obligación de diseñar programa para manejar las políticas y los procedimientos
de gestión eficientes con el fin de implementar, unificar las operaciones de
las facultades, escuelas, departamentos con los objetivos de la institución. Es
importante tener claro y definidos tanto los objetivos, como sus metas para
garantizar la direccionalidad sea más fácil y eficiente.
Siguiendo este orden de idea,
el Instituto Edward Deming, con la necesidad de adaptarse a las nuevas demandas
académicas y social realizó una transformación profunda de operar de forma
tradicional a evolucionar con un sistema de gestión por proceso que garantiza
el desarrollo de competencias educativa a la matricula que está atendiendo y
garantizarles a sus egresados tenga las competencias demandadas en el campo
laboral y social del país.
2. RESULTADOS
LA EDUCACION TECNICA Y TECNOLÓGICA TRADICIONAL EN
LATINOAMERICA
La educación tradicional se enfatiza en la
memorización, transmisión pasiva del conocimiento estos procedimientos se han mantenido en
transcurso del tiempo, esta debilidad presente en la educación latinoamericana
debe buscar otras formas de enseñanza y aprendizaje activo, para el
fortalecimiento de las instituciones de educación superior, es necesario cambio
estructurales de estas organizaciones en cada una de sus funciones de manera
directa y crear una cultura activa de habilidades socioemocionales, formación
permanente, investigación y extensión.
La educación superior es una organización viva, la
cual tiene que ser activa en la era del conocimiento, por tal motivo mantener
una cultura de evaluación institucional para el mejoramiento continuo interno
de la organización sin limitar de las fronteras de sus funciones respetando la
autonomía de la educación superior.
Las organizaciones IESTT deben desarrollar una cultura
organizacional de actualización de los avances tecnológicos, es necesario hacer
convenio con las empresas privada y pública para que los egresados tengan las
competencias apropiada en cubrir las demandas de las necesidades de la mano de
obra calificada exigida en la industria. Es decir, disminuir la cultura de
aislamiento de la industria y de las instituciones superiores. También,
facilitar la información de las necesidades de ocupaciones demandas y los
perfiles del mercado laboral necesario exigido por la industria.
El sector de la IESTT se espera la contribución a la
igualdad de oportunidades en los diferentes sectores de la población,
entregando alternativas atractivas y pertinentes a los grupos desfavorecido.
Por eso, trabajar en el desarrollo sostenible de la sociedad para disminuir la
brecha de social es una de los compromisos de la IESTT
donde han tenido pocos avances en los últimos tiempos e inadecuadas respuestas
asertivas a la sociedad local y mundial en el área de conocimiento. Por otra parte, se ha tenido un crecimiento
en la demanda de matrícula por ser carrera técnica y de corta duración y
representa una expectativa más económica y más fácil transición al medio
laboral para los jóvenes.
El sector de la Educación Técnica Profesional (ETP) al
interior del sistema educativo es complejo debido a que sus fronteras con la
educación académica o general son imprecisas. Sin embargo, una definición
frecuentemente empleada es la que refiere bajo este término a las modalidades
educativas que combinan el aprendizaje teórico y práctico relevante para una
ocupación o campo ocupacional específico, distinguiendo entre ETP inicial y
continua. La primera incluye a los programas formales de nivel secundario y
superior, diseñados para ser impartidos a los jóvenes al inicio de sus
trayectorias profesionales y previo al ingreso al mercado del trabajo. La
educación continua, por su parte, comprende al resto de los programas, incluida
la formación de los empleados en las empresas y la formación orientada
específicamente a desempleados, (OECD, 2010)
LA GESTIÓN POR PROCESOS vs LA GESTIÓN TRADICIONAL UN
CAMBIO DE 180°
La gestión tradicional de las organizaciones se agrupa
por departamento relacionado entre sí con poca vinculación entre ellos. Se le
da prioridad a la estructura piramidal se centra en las necesidades de la
organización y no del cliente, se pierde en el camino una cantidad de
responsabilidades internas no asumidas por los departamentos correspondientes.
Creando de esta manera ineficiencias en la organización.
El desarrollo de la administración tradicional o
científica se desarrolló en el estudio de la observación de los puestos de
trabajo enfocándose en el estudio de tiempo y movimientos, centrada en la
eficiencia de la producción ha sido la base de construir y mejorar las teorías
administrativa planteada por sus percusores Taylor: administración científica,
Fayol: administración general e industrial y Max Weber: teoría de la
burocracia.
La gestión por Proceso se basa en la modernización de
los sistemas en un conjunto de procesos en redes conectado generando un nudo de
causa-efecto, con el fin de asegurar todos los procesos de la organización se
realice de forma coordinada, efectiva y satisfacción de todas las partes
interesadas. De esta manera permite identificar y aprovechar al máximo los
departamentos de la organización a beneficios de todos los involucrados en el
proceso (cliente, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).
La estandarización de los procesos
Para (Martínez, 2016); Trabajar de manera
estandarizada consiste en establecer una norma, es decir, una manera organizada
y controlada de trabajar, adaptando nuestras tareas a esa norma. A su vez, se
puede definir un proceso como el conjunto de actividades que se realizan dentro
de la empresa, relacionadas entre sí, que aglutinan personas, recursos e
información, de manera que contribuyen a crear productos o servicios con valor
añadido.
Las ventajas de la estandarización de los procesos en
una empresa son muy grandes y se puede resumir en:
A. Simplifica
los procedimientos de trabajo
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la
importancia y utilidad de la simplificación del trabajo dentro de una
organización, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y
ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia
dentro de la administración.
Según (Perez, Abril) A nivel empresarial el concepto de la Simplificación
del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de
la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores
técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la
Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio o recurso que ayude a
disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor
determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el
objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización
La simplificación de trabajo es un plan organizado
para aplicar el sentido común y descubrir la mejor forma de hacer las cosas. Es
un enfoque sistemático para eliminar detalles innecesarios con el propósito de
economizar tiempo, energía, materiales y equipo.
B. Asegura la
calidad de los productos
Para (EXCELLENCE, 2015); El aseguramiento de la
calidad consiste en el seguimiento de unas líneas de actuación planificadas y
sistemáticas, implantadas dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la
empresa. Estas acciones deben ser demostrables con el objeto de proporcionar la
confianza adecuada, tanto a la propia empresa como a los clientes y
proveedores.
Tal y como refleja la definición de la ISO 9001:2005,
el aseguramiento de calidad ha sido englobado en la gestión de la calidad,
proporcionando un modelo que establece una serie de requisitos al propio
sistema de calidad, y no a los procesos y actividades que se realizan en la
empresa y organización.
C. Aumenta la
seguridad de las personas
Para (Eden, 2019); La
relación entre trabajo y salud es compleja y con dos caras: una positiva y otra
negativa. Por un lado, a través del trabajo las personas logramos una serie de
aspectos favorables e indispensables para asegurarnos la propia subsistencia y
el aumento de la calidad de vida. Mediante la actividad laboral es posible
lograr reconocimiento, satisfacción y felicidad, siendo un excelente medio para
alcanzar metas personales y sociales y revitalizar tanto la mente como el
estado físico. Sin embargo, en la otra cara de la moneda encontramos los
riesgos que entraña el trabajo en forma de accidentes o como causa de daños en
la salud de los trabajadores, tanto en el plano físico, como psíquico o
emocional.
D. Mantiene los
costes bajo control
Según (ACTUALICESE, 2015), Los costos son un concepto
fundamental en toda organización por la contribución a la estimación del
resultado de las operaciones, y por ser una herramienta en la toma decisiones,
siempre que sean estimados de forma real y que se complementen con el concepto
de gastos.
“Por medio de los costos se logra determinar el margen
de utilidad de la empresa; esto permite la capacidad de conocer los resultados
reales de la organización”. Tomado de http://actualice.se/8nxb
E. Reduce el
desperdicio
En opinión de (Valle, 2020) dice:
Hoy en día, las industrias son más conscientes del
importante papel que tienen en la sostenibilidad. Por eso se han emprendido
programas que respaldan su desarrollo, como el reciclaje. De hecho, la mayoría
del material desecho en el proceso de fabricación puede ser reciclado.
Según El Consejo Empresarial Colombiano para el
Desarrollo Sostenible, (CECODES, 2020), las empresas en Colombia que cumplen
con los estándares más altos de sostenibilidad a nivel mundial son: Grupo
Nutresa, SURA, Grupo Argos, ISA y Cementos Argos. Estas empresas tienen como
objetivo generar un equilibrio económico, social y ambiental dentro de su
estrategia de negocio.
F. Facilita la
mejora continua
Para (Montiel, 2020);
La mejora
continua puede interpretarse como un proceso, una metodología, una forma de
trabajar, incluso como una guía para hacer más eficientes las cosas en el
trabajo. Pero, para que quede más claro, la mejora continua podría decirse que,
en un sentido amplio, es: la acción de mejorar las cosas que realices hoy y
mañana, mejorar lo que se hizo ayer; sin parar, incluso después de haber
alcanzado la excelencia.
Sin embargo, en un sentido estricto podemos decir que
la mejora continua es: la actitud de una empresa para identificar cada uno de
sus procesos y pasos concebidos, para mejorarlos. En donde la identificación de
los procesos y rutinas es esencial para alcanzar una estabilidad en la
producción de productos o servicios, al aplicarles mejoras que ayuden a ser más
eficiente la propia producción.
LA GESTION POR PROCESOS DEL INSTITUTO SUPERIOR
CORPORATIVO TECNICO Y TEGNOLOGICO EDWARD DEMING
En el contexto de que las instituciones educativas se
alinean por siempre a obtener categoría de calidad, el Instituto Superior
Corporativo Edwards Deming presenta una visión global de su gestión, a través
de los diferentes procesos que permiten avizorar una administración global
cumpliendo las fases de planificación, organización, dirección, control y
evaluación.
PLANIFICACIÓN. La planificación es una función
administrativa que comprende el análisis de una situación, el establecimiento
de objetivos, la formulación de estrategias que permitan alcanzar dichos
objetivos, y el desarrollo de planes de acción que señalen cómo implementar
dichas estrategias.
El análisis situacional del Deming se realizó a través
del análisis externo e interno
Como resultado de este proceso se derivaron los ejes
estratégicos con sus respectivos objetivos y actividades estratégicas como constan
a continuación:
EJE 1: Mejoramiento Continuo en la Formación
Profesional Técnico-Tecnológica
A través de la actualización y mejoramiento continuo
de los procesos sustantivos, orientados a satisfacer las demandas de la
sociedad.
EJE 2: Mejoramiento en la Admisión y Bienestar
Estudiantil
Para mejorar sus procesos de selección, incorporación,
seguimiento e integración de los estudiantes que contribuyan a una comunidad
educativa de calidad.
EJE 3: Gestión Efectiva y Desarrollo Sostenible de la
Institución
A través de la realización de gestiones
administrativas y alianzas estratégicas que permiten la generación de los
recursos propios para lograr un alto desempeño con reconocimiento nacional e
internacional.
EJE 4: Desarrollo Institucional
Mejorar la cultura organizacional, implementar
programas de capacitación adecuados para el desarrollo y formación de los
recursos humanos docentes y administrativos; mantener y mejorar la
infraestructura, equipamiento e incorporar tecnologías de la información y
comunicación.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES
Sobre la base de los Ejes Estratégicos
Institucionales, se establecen los siguientes Objetivos Estratégicos:
Eje 1: Desarrollo Sostenible de La Institución
Objetivo 1: Lograr una tasa mínima de deserción de los
estudiantes matriculados en cada periodo académico.
Objetivo 2: Incrementar la matricula estudiantil en
cada periodo académico.
Objetivo 3: Mantener una gestión
administrativa-financiera eficiente para lograr un adecuado funcionamiento de
la Institución.
Eje 2: Mejoramiento en la Admisión y Bienestar
Estudiantil
Objetivo 1: Aplicar el test
de coeficiente tríadico a los aspirantes a ingresar a la Institución, para
realizar el seguimiento académico acorde al método pedagógico.
Objetivo 2: Brindar apoyo psicológico a los aspirantes
con evaluación en el test de coeficiente tríadico en
un rango entre: 25 - 27 puntos, para poder ser admitidos.
Eje 3: Mejoramiento Continuo En La Formación
Profesional Técnico-Tecnológica
Objetivo 1: Fortalecer la formación integral de los
docentes para el mejoramiento de la formación profesional técnica-tecnológica.
Objetivo 2: Optimizar la comunicación. Integración y
vinculación con la sociedad.
Objetivo 3: Generar proyectos de investigación e
innovación pertinentes a las ofertas académica institucional y otras áreas de
interés social.
Eje 4: Desarrollo Institucional
Objetivo 1: Elaborar el plan anual de capacitación de acuerdo a las necesidades institucionales; sean estos de
formación, entrenamiento o actualización de conocimientos.
Objetivo 2: Incentivar una buena cultura
organizacional a través del mejoramiento continuo del clima laboral.
Objetivo 3: Fortalecer la infraestructura física y
tecnológica de la Institución.
ORGANIZACIÓN. Esta es la fase que le da dinamia a
aquellos aspectos que se han planificado para el Instituto Superior Tecnológico
Corporativo Edwards Deming, estructurando mejor cada actividad, asignando los
recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias
requeridas para cumplir las actividades asignadas.
El señor rector de la institución juntamente con el
plano directivo, considera que la clave del éxito reside en elegir el personal
más conocedor de las características y objetivos del instituto los mismos que
han trazado un camino firme y estructurado para desarrollar la tarea designada.
Para lograr este cometido se tiene elaborado un plan
de acción con detalle para lograr este cometido.
DIRECCIÓN. En nuestra institución esta fase se
desarrolló a cargo del señor rector como gran administrador del instituto cuya
responsabilidad redundó en la realización de planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la
motivación, actividad que ha estado monitoreada permanentemente.
La dirección como etapa del proceso administrativo
comprende la influencia del administrador en la realización de planes,
obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la
supervisión y la motivación.
CONTROL. El Instituto Superior Tecnológico Corporativo
Edwards Deming por medio de las autoridades competentes verifica si todo se
realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los
principios administrativos. En cada tarea encomendada se ha realizado el avance
de las acciones para detectar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repetición. Esta fase se desarrolló a través de los
siguientes pasos:
a) Proceso de
supervisión de las actividades realizadas.
b) Aplicación de
ciertos estándares o patrones establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
c) A través de
este proceso se han re planificado actividades a
realizar y los objetivos a alcanzar después de haber hecho las correcciones
necesarias.
EVALUACIÓN. Es una actividad o proceso sistemático de
identificación, recogida o tratamiento de datos sobre elementos o hechos
educativos, con el objetivo de valorarlos primero y, sobre dicha valoración,
tomar decisiones (García Ramos, 1989). En el caso de nuestro instituto se ha
procedido a recoger información con una posterior interpretación en función del
contraste con determinadas instancias de referencia como los documentos e instructivos del CASES
o patrones de deseabilidad, para hacer posible la emisión de un juicio de valor
que permita orientar la acción o la toma de decisiones.
3. DISCUSIÓN
Mapa por procesos del Instituto Superior Tecnológico Corporativo Edwards
Deming
Fuente:
Rectorado del I.S.T.C.E.D.
A
continuación, se presentas un inventario de PROCESOS DEL INSTITUTO SUPERIOR
TECNOLÓGICO CORPORATIVO EDWARDS DEMING
Fuente:
Rectorado del I.S.T.C.E.D. 2020
